要録AI

• 事業者名：合同会社 阿尾IT事務所
• 所在地：栃木県小山市神鳥谷6丁目6番32号
• 代表者：阿尾 操

本サービスでは、次の情報を取得します。

• 園・職員のアカウント情報：園名、管理者の氏名・メールアドレス、職員の表示名・ログイン用ID等。 ※これらは第4項の暗号化の対象外です。
• 園児に関する入力情報：園児の氏名、AIとの面談（対話）の内容、生成・編集された指導要録の本文等。 ※お使いのブラウザの中で暗号化されてから保存されます（第4項）。
• 利用状況等のメタ情報：利用回数、AI利用量（トークン数＝AIが処理した文章量を表す単位）、要録の作成状況・作成日時等。 ※これらは第4項の暗号化の対象外です。
• Cookie・認証情報：ログイン状態の維持等に必要なCookieを使用します。広告配信や行動追跡を目的とするCookieは使用していません。また、「この端末に鍵を記憶する」を選択した場合には、復号用の鍵がお使いの端末のブラウザ内に保存されます（当社サーバーには送信されません）。
• お問い合わせの情報：紹介ページのフォームやメールでお寄せいただいた園名、ご担当者名、連絡先、ご相談内容等。 ※これらは第4項の暗号化の対象外です。

取得した情報は、次の目的で利用します。

• 本サービスの提供・運営（指導要録の作成支援、データの保存、園内での閲覧範囲の制御等）
• 利用者の認証、アカウントおよび契約の管理
• 利用料金の算定・請求
• 品質改善、不具合対応、セキュリティの確保
• お問い合わせへの対応
• 法令に基づく対応

なお、園児に関する入力情報は、第4項のとおり当社が内容を読める状態で保有しないため、当社が上記のうち園児情報を扱うのは、本サービスの提供（暗号化された状態での保存、およびAI処理の中継）に必要な範囲に限られます。

園児情報（園児の氏名・対話の内容・指導要録の本文）は、ゼロ知識暗号（データを開くための鍵を利用者側だけが持ち、サービス運営者はデータの中身を読めない方式）により保護します。

• 園児情報は、お使いのブラウザの中で暗号化されてから当社のデータベースに保存されます。
• 復号に必要な鍵は、園が設定するパスフレーズおよび復旧コードから園の端末内で導かれます。復号鍵は園のみが保持し、当社を含む第三者は保存された園児情報を復号できません。
• このため、仮に当社のサーバーやデータベースが不正アクセス等により漏洩した場合でも、園児情報について取得され得るのは、意味を読み取れない暗号文（暗号化されたままのデータ）のみです。
• 園児に関するデータを保存するデータベース本体は、国内（東京リージョン＝東京にあるデータの保管拠点）に置いています。データベースのバックアップの運用は現在準備中です。運用を開始する際は、その保存先（国外での保管の有無を含みます）と内容（暗号化された要録データのほか、園名・職員の表示名等の暗号化されない管理情報を含みます）を本ポリシーに反映してお知らせします。

当社は、利用者情報の保護のため、次の措置を講じています。

• 技術的措置：園児情報のブラウザ内での暗号化（第4項）、役割・担当学年に基づくアクセス制御（データベースの行レベルセキュリティ）、通信の暗号化（TLS）、一定時間操作がない場合に端末上の復号用の鍵を自動的に破棄するロック機能。
• 組織的措置：エラー監視やサーバーのログに、園児情報や鍵に関する秘密情報を出力しない実装・運用の徹底。
• 外的環境の把握：第6項の外部送信先のとおり、米国等の外国にある事業者のサービスを利用しており、各事業者の所在国およびデータの取扱いを把握したうえで利用しています。

本サービスの提供のため、次の外部事業者に情報を送信し、処理を委託しています。

• AIサービス事業者（AI処理）：面談での対話内容および文章生成の対象となるテキストが平文で送信され、米国を含む国外で処理されます（処理地域を日本に指定することはできません）。このAI事業者は、標準でも会話内容を保存しない方針（デフォルト非保持）であり、モデルの学習にも使用しないとしています（これは同社の一般方針であり、当社との契約上の保証ではありません）。当社は、これを契約上の保証とするデータ非保持（ZDR：ゼロデータ保持）契約の締結を予定しています（締結した際は、本ポリシーに反映してお知らせします）。なお、同社において不正利用の疑いが検知された場合には、当該データが最大2年間保持されることがあります。
• クラウドデータベース事業者（データベース・認証基盤）：暗号化された園児情報（暗号文）と、アカウント情報・メタ情報（第2項）を保存します。米国の事業者ですが、園児に関するデータを保存するデータベース本体は国内（東京リージョン）にあります。
• ホスティング事業者（アプリケーション配信・米国）：本サービスのアプリケーションの配信・実行基盤です。AIとの対話・文章生成の処理時に、入力内容が一時的に経由します（保存されません）。処理は国外のサーバーで行われることがあります。
• エラー監視サービス（国外の事業者基盤）：現在は使用していません。有効化した場合には、エラー発生時にエラー内容・発生画面等の技術情報を送信します。その場合も、パスフレーズ等の秘密情報や園児情報の本文が含まれないようにするマスク処理を組み込んでいます。

外国にある第三者への提供

上記のうち、AIサービス事業者（米国を含む国外で処理・処理地域の指定は不可）およびホスティング事業者（米国）は、外国にある事業者です。受領者が講じる措置の概要は、上記の各記載のとおりです。AIサービス事業者は、標準でも会話内容を保存しない方針（デフォルト非保持）で、モデルの学習にも使用しないとしています（同社の一般方針であり、当社との契約上の保証ではありません）。ホスティング事業者では処理のみで、入力内容は保存されません。クラウドデータベース事業者も米国の事業者ですが、園児に関するデータを保存するデータベース本体は国内（東京リージョン）にあります。園児情報の取扱いに関する保護者等への説明・同意の取得は、利用契約に基づき園の責任で行っていただきます（利用規約第5条）。

• 要録データには、園が設定する保存期間（初期設定では3年）があります。この保存期間は、本サービス上の下書き等の控えに関するものです（法令で保存が求められる指導要録そのものは、園の様式に転記したものを園で保存していただきます）。保存期間を経過したデータを自動的に削除する機能は、現在準備中です。機能の提供を開始するまでの間、データの削除は、園・職員の操作による削除および退会時の削除により行われます。
• 保存期間の対象は、要録データ（面談での対話内容・要録本文を含む暗号化データと、これに紐づくメタ情報）です。園・利用者単位の利用状況（利用回数・AI利用量等）は、契約の管理・利用料金の算定のため、退会まで保持されます。
• 退会時には、鍵素材（園のパスフレーズ等で暗号化された状態で保存されている暗号鍵。当社はこれを復号に用いることができません）をデータベースから破棄することで、保存されていた園児情報を復元不能にします（クリプトシュレッディング＝鍵素材を破棄することで、残った暗号文を開けなくする削除方法）。

• 当社が保有するアカウント情報・メタ情報・お問い合わせの情報（第2項）についての開示・訂正・利用停止・削除等のご請求は、第10項の窓口までお申し出ください。ご本人（またはご本人から委任を受けた園の管理者等の代理人）であることを確認のうえ、法令に従って対応します。
• 園児情報は、第4項のとおり当社が復号できないため、当社が内容の開示・訂正等を行うことはできません。園児情報の内容の確認・訂正・削除は、園の管理者・職員が本サービス上で行えます。保護者の方等からのお申出については、園児情報を管理する園にご相談ください（利用規約第5条）。

法令の変更や本サービスの内容の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での表示その他のわかりやすい方法で事前にお知らせします。

本ポリシーおよび利用者情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情のお申し出（第8項のご請求を含みます）は、お問い合わせフォームからお願いします（お問い合わせの種類は「その他」をお選びください）。内容を確認のうえ、ご記入いただいたメールアドレスへ、原則3営業日以内にご返信します（土日祝日・年末年始等を除きます）。